O que enviar para a contabilidade todo mês, e até quando

Enviar a documentação certa, no prazo certo, é o que faz a sua contabilidade fechar a folha e emitir as guias com folga antes do vencimento. Este artigo mostra o que a DIRECIONAL precisa receber de você todo mês, por que a data de envio importa e o que acontece quando chega atrasado.

Por que a data de envio importa

A apuração da folha e dos tributos leva tempo. Calcular a folha envolve conferir admissões e demissões, férias, afastamentos, horas extras, variáveis e descontos. Após o fechamento da folha, as guias são apuradas e emitidas. Quanto antes os documentos chegarem, mais folga há para revisar, tirar dúvidas e corrigir qualquer divergência antes do vencimento.

O prazo legal, esse, não muda. A data de vencimento de cada obrigação é fixa e independe de quando os documentos foram enviados. Entregar tudo no dia 02 não antecipa o vencimento — mas dá ao escritório o tempo necessário para apurar com calma e entregar as guias com antecedência.

Na rotina da DIRECIONAL, os documentos para fechamento da folha devem ser enviados até o dia 02 de cada mês, e as guias são enviadas com até 3 dias úteis de antecedência do vencimento.

Checklist do que enviar, por área

Organize a documentação separada por área. Isso acelera a conferência e reduz o risco de algo passar despercebido.

Notas de venda

Envie todas as notas fiscais de venda (NF-e, NFC-e ou outro modelo) emitidas no mês. Se a empresa emite por sistema, basta enviar o relatório de notas ou o arquivo XML. Para empresas que emitem recibo ou cupom, envie o resumo mensal.

Notas de compra

Envie as notas fiscais de compra de mercadorias, insumos e serviços. Inclua notas de entrada, transporte e despesas operacionais (energia, telefone, aluguel). Estas notas compõem o cálculo de créditos e custos.

Extratos

Envie os extratos bancários de todas as contas movimentação da empresa, do primeiro ao último dia do mês. Se a empresa usa mais de uma conta, inclua todas. O extrato é o espelho da movimentação financeira e dá base para a conciliação.

Folha e movimentação de pessoal

Envie as informações relativas a admissões, demissões, férias, afastamentos (como atestado médico ou licença), horas extras e variáveis pagos no mês. Se houve aumento, comunicado de férias ou rescisão, inclua a documentação correspondente.

Comprovantes de pagamento

Envie os comprovantes de salários, pró-labore, autônomos e de qualquer pagamento feito a prestadores de serviço. Estes comprovantes suportam as retenções e a contabilização correta.

Alguns itens do checklist dependem do regime e da atividade da empresa — por exemplo, o envio de arquivos de importação, controle de estoque ou documentos de retenção na fonte. Se houver dúvida sobre o que se aplica ao seu caso, fale com o contador antes do dia 02 para confirmar.

O que acontece quando chega atrasado

Quando os documentos chegam depois do dia 02, há menos tempo para apurar a folha, revisar divergências e emitir as guias com antecedência. Em alguns casos, isso reduz a janela de revisão a ponto de a guia chegar perto do vencimento — não porque o prazo tenha mudado, mas porque sobrou menos tempo para trabalhar.

Atenção: o vencimento das guias não se prorroga por causa do atraso no envio. A data de pagamento continua sendo a legal, mesmo que a documentação tenha chegado tarde. Por isso, quanto antes enviar, melhor.

Como enviar

A DIRECIONAL orienta os clientes a enviarem a documentação pelo canal combinado com o escritório, de preferência de forma organizada por área e em um único envio por mês. Centralizar tudo em um único envio evita peças soltas, esquecidas ou recebidas fora de ordem.

Se na hora de enviar faltar um documento (um extrato, uma nota), avise antes do dia 02. É mais simples programar o que falta do que descobrir a ausência no meio da apuração.

Perguntas frequentes

Até quando devo enviar os documentos?

Os documentos para fechamento da folha devem ser enviados até o dia 02 de cada mês. As guias são enviadas com até 3 dias úteis de antecedência do vencimento.

E se o dia 02 cair em fim de semana ou feriado?

Avise com antecedência para combinar o melhor dia útil. O ideal é não arrastar o envio para a semana seguinte, pois isso reduz o tempo de apuração.

O que acontece se eu atrasar o envio?

Sobra menos tempo para apurar e revisar a folha. As guias seguem sendo apuradas e enviadas, mas com menor folga antes do vencimento. O vencimento em si não muda.

Preciso enviar algo que não está na lista?

Depende do regime e da atividade. Se houver operações específicas (importação, retenção na fonte, controle de estoque), o contador orientará o que incluir. Na dúvida, pergunte antes do dia 02.

Fale com a DIRECIONAL

Quer organizar a rotina de envio da sua empresa e garantir folga para a apuração? Fale com a DIRECIONAL pelo departamento de pessoal ou pelo WhatsApp. Ajudamos a montar o checklist certo para o seu regime de tributação.